Etkili İletişim

İLETİŞİM NEDİR?

Bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma sürecine iletişim denir. İletişimde bilgi akışı iki yönlü olmalıdır.
Tek yönlü bilgi iletimine “enformasyon”, Karşılıklı bilgi alışverişine ise “komünikasyon ya da iletişim” denir.

Enformasyon bazen iletişime dönüşür bazen de dönüşmez. Bir evin penceresindeki “KİRALIK 3 oda” ilanını yalnızca okuyup geçerseniz, bu uyarıcı sizin için bir enformasyon olmakla kalır. Ev sahibiyle yüz yüze ya da telefonla konuşmanız durumunda ise iletişim ortaya çıkar.

İLETİŞİM TÜRLERİ

Kişi-içi iletişim ve çatışma, Kişiler arası iletişim ve çatışma, Örgüt-içi iletişim ve çatışma, Kitle iletişimi ve çatışma.

KİŞİ-İÇİ İLETİŞİM VE ÇATIŞMA

Bir insanın düşünmesi, duygulanması, kişisel ihtiyaçlarının farkına varması, iç gözlem yapması, rüya görerek kendi içinden mesaj alması ya da kendine sorular sorarak bunlara cevaplar üretebilmesi bir iç iletişimdir.

Festinger’ e göre sahip olduğu bilgiye, tutuma aykırı bir davranışta bulunan kişi, bilişsel çelişkiye düşer (rahatsız olur). Bu çelişkiden kurtulabilmek için şu üç yoldan birisine yönelir.
BİLİŞSEL ÇELİŞKİDEN KURTULMANIN 3 YOLU

Davranışını değiştirmek,
Tutumunu değiştirmek,
Psikolojik Savunma Mekanizmasını Kullanmak.

Sigara-Kanser ilişkisini bilen ve günde bir Paket sigara içen birisi BİLİŞSEL ÇELİŞKİ mantığına bürünerek “Sigara stresimi azaltıyor”, “Atın ölümü arpadan olsun” , “Acı patlıcanı kırağı çalmaz” gibi sözlerle kendini avutur.

KİŞİLERARASI İLETİŞİM

Kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişimlere “Kişiler arası iletişim” adı verilir. İletişimle ilgili yayınlarda; İletişim, sosyal etkileşim ve kişiler arası iletişim terimlerinin bazen eş anlamda kullandığı görülmektedir. Bir iletişimin kişiler arası iletişim sayılabilmesi için Tubbs ve Moss üç ölçütün gerekli olduğunu savunurlar.

Belli bir yakınlık içinde yüz yüze olunmalıdır,
Kişiler arasında karşılıklı iletişim olmalıdır.
Söz konusu mesajlar sözlü veya sözsüz olmalıdır.
Sözsüz iletişim türlerinden iki tanesi, kişiler arası iletişimi başlatmada önemli rol oynar.

Göz kontağı (göz göze gelme),
Vücutça yönelmedir (hitap edilecek kişiye doğru yönelme)

Toplumların yaşam biçimleri değiştikçe, sözlü ve sözsüz iletişim biçimleri de değişmeye başlar.
1960’lı yıllarda büyüklerin yanında sigara içilmezdi. 1970’li yıllarda İspanyol paça moda olarak kabul edilirdi.

KİŞİLERARASI İLETİŞİM

SÖZLÜ
Dil
Dil ötesi

SÖZSÜZ
Yüz ve beden
Bedensel temas
Mekan kullanımı
Araç

DİL VE DİL ÖTESİ

Dil iletişiminde kişiler ürettikleri bilgileri aktarırlar. (KİŞİLERİN NE SÖYLEDİĞİ ÖNEMLİDİR). Dil ötesi
iletişim sesin niteliği ile ilgilidir. (ses tonu, vurgu, sesin şiddeti vs.) KİŞİLERİN NASIL SÖYLEDİĞİ ÖNEMLİDİR.

YÜZ VE BEDEN

Yapılan incelemeler, yani duygusal ifadelerin, kişiler arası iletişimde önemli yeri vardır.
Yüzümüzdeki ifade, el ve vücut hareketlerimiz, vücudumuzun duruşu ve göz temasımız, sözsüz iletişimde önemli yer tutar.

BEDENSEL TEMAS

Birisinin elini öpüp başımıza koyduğumuzda, onun bizden büyük, üstün olduğunu kabul ettiğimizi gösteririz. El sıkıştığımızda, karşımızdakini kendimize en azından bir ölçüde eşit kabul ettiğimizi göstermiş oluruz.

Karşımızdakinin dostluğunun bizim için özel bir önemi olduğunu göstermek istediğimizde, elini avuçlarımızın arasına alarak sıkarız.
Bedensel temastan kaynaklanan birtakım çatışmalar da gözlenebilir.
Özellikle bir yeni gelin kayınvalidesinin elini usulüne uygun öpmek yerine, yalnızca çenesine değdirirse, bu davranışı çevredekiler tarafından “samimiyetsizlik” olarak yorumlanabilir.

MEKAN KULLANIMI

Dost tanıdık kişilerle daha yakın, tanımadık kişilerle daha uzak mesafede durulur.
Önde yürümek yüksek statünün işaretidir. Fakat önde yürüyenler arasında, statü farkından doğan bir kopukluk ortaya çıkabilir.

ARAÇ KULLANIMI

Mesaj iletmek için başvurulan yollardan birisi de araç kullanımıdır. Araç ve mekan kullanımı güç gösterme yollarından birisidir. Mesafeli durma görünürde güçlü kişiye saygı anlamı taşır.

Araç ve mekan kullanımıyla güç gösterme yollarından birisi de mimari düzenlemeler yapmaktır. Elçilere Dolmabahçe Sarayının gezdirilmesi sözsüz iletişim yoluyla güç gösterimi söz konusudur.

ÖRGÜT İÇİ ÇATIŞMA

Örgüt, iş ve işlev bölümü yaparak, bir otorite hiyerarşisi içinde, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmiş insanların faaliyetlerinin koordinasyonudur. Örgüt içinde en çok rastlanan çatışmalar, “rol çatışmaları” ve “ast-üst” ilişkilerinden doğan çatışmalar olarak iki grupta toplanabilir. Roller ve ast-üst konumları, örgüt üyelerinin çeşitli kişilik özellikleriyle birlikte, birtakım kişi- içi ya da kişiler arası çatışmalara yol açabilir.
Örgüt üyelerinin başvurdukları sözlü ve sözsüz iletişim yolları ya da örgütteki rollerin belirgin şekilde tanımlanmamış olması da, örgütte çıkabilecek çatışmaların niteliğini belirleyebilir.

KİTLE İLETİŞİMİ & ÇATIŞMA

Bir takım bilgilerin, sembollerin, birtakım hedefler tarafından üretilmesi, geniş insan topluluklarına iletilmesi ve bu insanlar tarafından yorumlanması sürecine “kitle iletişim araçları” denildiğinde genellikle, radyo, televizyon, gazete, dergi ve benzeri yayınlar kastedilmektedir.

ETKİN İLETİŞİMİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER

İLETİŞİM SÜRECİ ÖĞELERİ
İletişim sürecinde yer alan, iletişimin temel öğeleri şunlardır: Kaynak, ileti (mesaj), kodlama, kanal, alıcı, etkileme ve yansımadır.
KAYNAK : İletişim sürecini başlatan öğedir.
İLETİ (MESSAGE): Kaynaktan alıcıyı gönderilen kodlanmış bilgidir.
KODLAMA: Mesajın hazır bir ileti biçimine dönüştürülmesidir.
KANAL: Mesajı kaynaktan alıcıya götüren araçtır.
YANSIMA: Kaynağın alıcıdan aldığı tepkidir

GENEL ANLAMDA İLETİŞİM ENGELLERİ

İnsanlar birbirlerini anlamazlar.
İnsanlar birbirlerini yanlış anlarlar.
İnsanlar yanlış yorum yaparlar.

KİŞİSEL İLETİŞİM ENGELLERİ

Emretme
Tehdit etme
Öğüt verirken kibarlığı bir kenara bırakma
Yeterince açık olmayan bir dil kullanma
Bilgileri gizleme
Davranışın adını koyma
Yukarıdan bakan bir tavırla övme
Psikolog gibi davranma
Konudan kaçma
Alaycı bir ifade kullanma

İLETİŞİM TEMEL BECERİLERİ

İLETİŞİM BECERİSİ NEDİR?
İletişim sürecinde başkalarını anlamada onların duygu ve düşüncelerini onlarla özdeşleşerek onlarla görme duyarlılığı kazanmaktır. Empati becerisi olarak da adlandırabileceğimiz bu beceriyi geliştirmiş olmak, kişiler arası iletişimde önemli rol oynamaktadır.
Kaynağın sahip olduğu tutum ve davranışlar, bilgi ve deneyimler onun iletişim becerilerini doğrudan etkileyecek olan değişkenlerdir.

İLETİŞİM BECERİLERİ

Karşımızdakini dinlemek,
Kendini tanımak,
Kendini açmak,
Kendini doğru ifade etmek.
DİNLEMENİN TÜRLERİ

PASİF DİNLEMEK :
AKTİF DİNLEMEK:
EMPATİK DİNLEME: (etkin dinlenme) 10 dakikalık bir sunumdan hemen sonra kişi dinlediklerinin yarısını, 48 saat sonra
%10’nu ancak hatırlayabilmektedirler.

ETKİN BİR DİNLEME İÇİN

Konuşulmamalıdır, hiç kimse konuşarak dinleyemez,.
Konuşmacıya kolaylık sağlayın,
Konuşmacıyı dinleme isteğinde olduğunuzu gösterin,
Dikkatleri dağıtan şeyleri ortadan kaldırın,
Kendinizi konuşmacının yerine koyun,
Sabırlı olun,
Rahat olun,
Eleştiriyi sonraya bırakan, soru sorun,
Konuşmacının sözünü bitirmesini bekleyin.

EMPATİ

TANIMI
Empati, bir insanın, kendisini karşısındaki insanın
yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak anlamasıdır.

EMPATİNİN TEMEL ÖĞELERİ

Empati kuracak kişi, kendisini karşısındakinin yerine koymalı, olaylara onun bakış açısıyla bakmalıdır.
Empati kurmuş sayılmamız için, karşımızdaki kişinin duygularının ve düşüncelerini doğru olarak anlamamız gereklidir.
Empati tanımındaki son öğe ise, empati kuran kişinin zihninde oluşan empatik anlayışın, karşıdaki kişiye iletilmesi davranışıdır.

EMPATİ SEMPATİ FARKLILIĞI

Bir insana sempati duymak demek, o insanın sahip olduğu duygu ve düşüncelerin aynısına sahip olmak demektir. Karşımızdaki kişiye sempati duyuyorsak, onunla birlikte acı çekeriz ya da seviniriz.
Empati kurduğumuzda ise karşımızdakinin duygu ve düşüncelerini anlamak esastır. Sempatide “yandaş” olmak esastır. Empati kurduğumuzda ise karşımızdaki kişiyle aynı duyguları ve görüşler paylaşmamız gerekmez; sadece onun duygularını ve düşüncelerini anlamaya çalışırız.

Bir insanı “anlamak” başka şey, ona “hak vermek” başka şeydir. Empatide anlamak, sempati de ise anlamış olalım yada olmayalım, karşımızdakine hak vermek söz konusudur.
GÜNLÜK YAŞAMDA EMPATİ VE
ÖNEMİ

Günlük yaşamın hemen her kesiminde empatik anlayış, insanları birbirine yaklaştırma, iletişimi kolaylaştırma özelliğine sahiptir. İnsanlar, kendileriyle empati kurulduğunda, anlaşıldıklarını ve kendilerine önem verildiğini hissederler. Diğer insanlar tarafından anlaşılmak ve önem verilmek ise, bizi rahatlatır; kendimizi iyi hissederiz.
STRES VE RİSK YÖNETİMİ

STRES
Stres sözcüğü, Latince’dir kökenlidir ve sıkıntı, darlık, güçlük zorluk, üzüntü, anlamlarına gelmektedir.
Stres Belirtileri: Kronik baş ağrıları ve yorgunluk duygusu, uyuyamama veya uyanma zorluğu, aşırı baş ağrıları, göğüs ağrıları, kabus, hazımsızlık, aşırı alkol tüketimi, bitkinlik, baş dönmesi ya bulantı, yüksek kan şekeri, sinirli hareketler, paniğe kapılma, olaylar karşısında aşırı duyarlılık ve kalp çarpıntısı gibi belirtilerdir.
ÖRGÜTSEL STRES KAYNAKLARI

1.Örgütsel Politikalar
Adaletsiz başarı değerlemeleri, ücret eşitsizlikleri, Örgütsel kuralların katılığı, çelişkili yöntemler, İş gruplarını değiştirme, sık sık yer
değiştirmeler, Gerçekçi olmayan iş tanımları;
2.Örgütün Yapısal Özellikleri

Merkeziyetçilik ve kararlardan dışlanma,
Yükselme olanaklarının azlığı, aşırı formaliteler,
Yüksek derecede uzmanlaşma,
Örgütsel bölümlerin karşılıklı bağımlılığı,
Yürütme ve danışma birimleri arasındaki çatışma,
3.Fiziksel Koşullar

Kalabalık çalışma ortamları ve özel yaşamı önemsememe,
Aşırı gürültü, sıcak yada soğuk çalışma ortamı,
Zehirli maddeler ve radyasyon, Hava kirliliği, yetersiz aydınlatma ve iş kazaları,
4.Örgütsel Süreçler

Yetersiz iletişim ve yetersiz bilgi,
Başarı düzeyi ile ilgili yetersiz geri bildirim,
Belirsiz ve çelişkili amaçlar, adaletsiz denetim,
Başarı değerlemesinin yanlış ve çelişkili olması, Elverişsiz örgüt iklimi ve kültür
STRESLER BAŞA ÇIKMA YOLLARI

Stresle başa çıkma da 4 yöntem;

Bedenle başa çıkma,
Zihinsel başa çıkma,
Davranışla başa çıkma,
İnançla başa çıkma.

MOTİVASYON NEDİR ?
Motivasyon yönlendirici bir güçtür.

MOTİVASYONUN İŞ YAŞAMINDAKİ ETKİLERİ:
Motivasyon, bireylerde belirli şeylere karşı duyulan gereksinmeyle başlar. Motivasyonun iki seviyesi vardır. Hayatta kalmak ve başarı insan hayatta kalmak için güvenliğe, beslenmeye, barınmaya ihtiyaç duyar. İnsanı harekete geçiren ve hareketlerinin yönlerini belirleyen, onların düşünceleri, umutları inançları, kısaca arzu, ihtiyaç ve korkularıdır. Bu kelimeler ise, aktif ve motive edici kuvvetlerdir.
MOTİVASYONUN ÖZELLİKLERİ

Motivasyon kişisel ihtiyaçlar, istekler ve dürtülerden kaynaklanır ve kişiye bir davranışta bulunma isteği verir.
Motivasyon bir amaca veya ödüle yöneliktir. İşyerinde sarf ettiğimiz güç, ödül kazanmayı, statümüzü değiştirmeyi, v.b. şeyleri umduğumuz içindir. Yani motivasyondaki anahtar özellik amaca ve istenilen sonuca yönelik olmasıdır.
Bazen bu istenilen sonuç istenmeyen bir şeyden kaçıştır. (negatif güdülenme).
Amaçlar davranışı kontrol etmez, sadece etkiler ve kişiyi ihtiyacını tatmin etmek için uyarır.
Motive olduğumuz zaman yaptığımız şey bizim motive olmadığımız zaman yapmadığımız şeydir.
Yöneticiler, liderler çalışanların motivasyonuna etki edebilir fakat bunları kontrol ediniz.
Bir ihtiyaç tatmin edildiğinde diğeri ortaya çıkar.
Tatmin edilmiş bir ihtiyaç artık motivasyon aracı değildir
MOTİVASYONU ETKİLEYEN
DEĞİŞKENLER

Ücret, prim ve ödüller,
Sosyal kolaylıklar,
Takdir, övgü ve yapıcı eleştiri,
Terfi ve kariyer geliştirme olanakları,
Sosyal statü sağlamak,
Çalışma ortamı ve çalışma koşullarını iyileştirmek,
İş güvencesi ve iş güvenliğini temin etmek,
Çalışma düzeni sağlamak,
Moral vermek,
Prestij sağlamak,
Sosyal işlere ve sosyal etkinliklere önem vermek,

İlginç ve önemli iş vermek,
Yetki vermek,
İnisiyatif ve sorumluluk vermek,
Önem ve değer vermek,
Açık yönetim politikası uygulamak,
Eğitmek ve yetiştirmek.

STRES (ZORLANMA)

Stresin Tanımı:
Stres, herhangi bir varlığa uygulandığında gerginlik ve düzen bozukluğu yaratan, çok yoğun olduğunda da yapı ve görevlerde köklü değişme ve çöküntüye yol açan güçtür.

Stres, organizmanın bedensel ve ruhsal sınırlarının tehdit edilmesi ve zorlanması ile ortaya çıkan bir durumdur. Tehdit ve zorlanma karşısında canlı kendini korumaya yönelir. Başa çıkabileceğini kestirdiği tehlikeyle savaşır. Başa çıkamayacağı tehlikeden kaçar.
Stres, bireyin toplumsal çevreden gelen olumsuz etkiler karşısında bedensel ve psikolojik sınırlarının ötesinde çaba harcamasıdır. Çok soğuk bir günde, birey soğuktan korunmak için ya daha çok giyinir ya da daha sıcak bir yere gitmek zorunda kalır (Fiziksel çevre).
Sınavda başarılı olamama korkusu, bireyde kaygı yaratır (toplumsal çevre)

 Stres anında bedende oluşan bazı önemli değişiklikler.

Burada unutulmaması gereken nokta şudur: Her insanın strese dayanma gücü birbirinden farklıdır. Söz gelimi, birisi en küçük bir sorun karşısında paniğe kapılırken, bir diğeri en ağır zorlanmalar karşısında da dengeli durumunu korumayı başarabilir.
Stres Çeşitleri

Stres, iyi (olumlu) ve kötü (olumsuz) olmak üzere iki gruba ayrılabilir.
Eğer bir stres, bireyi uymaya, çalışmaya, ve yaratmaya yönlendiriyorsa, o iyi bir strestir. İyi stres, bireyi daha çok bilgilenmeye, yapıcı ve yaratıcı olmaya yöneltir. Bireyin toplumsal ve ruhsal bütünlüğünü, dolayısıyla kişiliğini korumasına ve geliştirmesine yardımcı olur.

Örneğin, sınavı kazandığını öğrenen öğrencinin, yıllardır arzuladığı üst göreve atanan memurun, sevdiği ve beğendiği kişiyle nişanlanan gencin, doğum yapan annenin yaşadığı zorlanmalar iyi streslerdir. Bunlar gibi, ergenlik çağındaki “kimlik bunalımı”nı simgeleyen stresler de genç için yararlı, gerekli, dolayısıyla olumlu streslerdir.
Stresle başa çıkma yolları, bazı davranış biçimlerinin değiştirilmesini, davranış eğitimini ve zamanın düzenlenmesini de ele alır.

Stresi ortadan kaldırmak olanaksızdır. Ama, onunla az çok başa çıkabiliriz. Bunun için yapılacak ilk iş dinlenmeye daha çok zaman ayırmaktır. Böyle bir durumda aileden birinin ya da bir arkadaşın yardımı da yararlı olabilir. Eğer stres, sorun olmayı sürdürüyorsa, en akılcı davranış, bir psikolog ya da bir psikiyatristle görüşmektir.

ETKİLİ İLETİŞİM » İLETİŞİM, EMPATİ ve HIYERARŞİ

A- İLETİŞİM NEDİR VE NASIL GERÇEKLEŞİR ?

Toplum ve kurumları oluşturan bireylerin birbirlerini etkileme çalışmaları, bireylerin mutluluğuna ve verimliliğine atılan adımlardır. Etkileme faaliyetlerini “bireyler arası ilişkiler” olarak adlandırabiliriz.

Bireyler arası ilişkiler bağlamında iletişimi kısaca açıklamak gerekirse; “İletişim, bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma süreci” dir. Genel anlamda ise; “Nitelikleri ne olursa olsun, iki sistem arasındaki bilgi alış verisini iletişim” olarak kabul edebiliriz.
İletişim Nasıl Gerçekleşir?

Ast ağır rahatsızlık geçiren esini hastaneye götürmek için üstünden izin isteyecektir.
Kapıyı çalar, selamını vererek içeriye girer ve “Yarın sabah eşimi doktora götürecem!…” der. Üst izin yerine yargı içeren bu istemi “Zaten sen izini almışsın… Niye soruyorsun ki?” der ve reddeder.
Örneğimizde ast kendi alt kültüründen kaynaklanan bir söylem hatası yapmıştır. Aslında ast “Sayın üstüm eşim kendi basına hastaneye gidemeyecek şekilde rahatsız, yârinki işlerimi arkadaşlarımın da yardımıyla yaptım ve bekleyen herhangi bir işim yok… Hastane işlemlerinde eşime refakat edebilmek için izin istiyorum…” demek istemiştir. Üst söylem hatasından kaynaklanan bilgiyi, eğitimci yönünü de kullanarak “Üstü izin vermeye mecbur bırakacak bir tarzda izin istememelisin demeli… kendisini anladığını, eşinin tedavisi için neler yapabileceğini sormalı ve geçmiş olsun temennisiyle izin vermelidir. Böylece hem astının hatasını düzeltmiş hem de iletişim çatışmasına girmemiş olacaktır.

İletişimi anlamlandırmada, iletişim sürecinde alıcı ya da verici olmak fark etmez, konuya karşımızdakinin gözleriyle bakmakla sağlanabilir.

B- EMPATİ
Gerçek hayattan uyarlanmış bir örnekle empati ve empatik iletişim konularına geçmek yararlı olabilir.
Ast koşa koşa üstünün odasına gelir.
Heyecandan ve aceleden kapıyı çalmadan odaya girerek isteğini anlatmaya başlar. Üst sert bir ifadeyle; “Niye kapıyı çalmadan içeriye giriyorsun? Görmüyor musun, telefonla konuşuyorum, çık ve daha sonra gel” “bir daha geldiğinde de kapıyı çalmayı ve tekmil vermeyi unutma!” der ve astı odadan çıkarır.

Dışarıya çıkarılan ast aslında, üstüne, öğle tatilinde voleybol oynarken yere düşen ve başını taşa vurarak baygınlık geçiren arkadaşının durumunu anlatmak istemektedir. Her ne kadar astın yaptığı kurumsal kurallara uygun değilse de, üstünden saygı ve anlayış görmemesi de o oranda uygun değildir. Üst astıyla kuracağı iletişimle hem problemi çözüme kavuşturmalı hem de eğiticilik görevini yerine getirmelidir.

Eğer üst, astının davranışlarını kendisini onun yerine koyarak anlamaya çalışsaydı “Onu çok iyi anlıyorum ama bu kadar da telaş olmaz ki… Yaptığı affedilir gibi değil!” diye düşünseydi; konuyu yanlış anlamayacağından empatik iletişim de kurulmamış olacaktı.